Zusammenstellung der Unterlagen für eine Online-Bewerbung

Wer in den letzten 5 Jahren mal eine Bewerbung geschrieben hat, weiß, wie sehr sich die Ansprüche von Arbeitgebern voneinander unterscheiden können. Bei dem einen ist eine einzige PDF-Datei gewünscht, die sämtliche Zeugnisse, den Lebenslauf und das Anschreiben enthält. Ein anderer wünscht sogar das Foto einzeln im JPEG-Format.

Sich vorher zu informieren, was genau gefordert wird, ist dann weniger das Problem. Doch die Bearbeitung der Dateien kann ganz schön an die Nerven gehen. Vor allem bei Windows Computern fehlen oft die nötigen Bordmittel.

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Die einfachste Variante ist es, zunächst einen neuen Ordner auf dem PC anzulegen, in dem alle Dateien einzeln gesammelt werden. In welchem Format diese gespeichert werden, ist erst einmal völlig unerheblich, lediglich das Bewerbungsfoto sollte bereits als .jpg abgelegt werden.

Als Nächstes benötigt man ein Tool, mit dem die Dateien konvertiert werden können. Auch Funktionen wie „verbinden“ oder „trennen“ sind dabei wichtig. Das Umwandeln in das vom jeweiligen Unternehmen geforderte Format erledigt ein Converter. Wenn allerdings Dateien zusammengefügt werden müssen, wird es oft schwierig. Der Marktführer Acrobat Reader erledigt zwar alles anstandslos, muss aber für solche speziellen Funktionen kostenpflichtig freigeschaltet werden. Dagegen können Programme wie PDFCreator oder PDF24 Creator kostenlos genutzt werden.

Die Bedienung solcher Programme ist nahezu selbsterklärend. Wir gehen hier einmal auf den PDF24 Creator ein. Nach der Installation findet sich im Kontextmenü (Rechtsklick) der Unterpunkt „pdf24“ mit einem kleinen Schäfchen. Will man eine einzelne Datei in ein anderes Format umwandeln, kann diese einfach im Explorer markiert werden. Durch Auswählen im Kontextmenü importiert pdf24 bereits automatisch die Datei. Ein Klick auf „KONVERTIEREN NACH …“ im nächsten Fenster ermöglicht die Auswahl des Zielformats. Und das war auch schon alles. Die Auswahl „weiter“ startet die Umwandlung, dann muss nur noch der gewünschte Speicherort ausgewählt werden. Es bietet sich an, hierfür einen neuen Ordner für jede Bewerbung zu wählen. So lässt sich im Nachhinein immer genau nachvollziehen, welche Unterlagen an wen geschickt wurden.

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Für den Fall, dass alle Unterlagen in einer einzige PDF-Datei gesammelt werden sollen, müssen vorher keine Dateien konvertiert werden. Befinden sich alle benötigten Unterlagen im gleichen Ordner, können alle gemeinsam markiert werden. Durch einen Rechtsklick und die Auswahl von pdf24 werden dann alle gleichzeitig in das Programm importiert. Auf der linken Seite befindet sich die Liste der importierten Dateien. Der besondere Clou: Durch das Betätigen der Pfeilbuttons können die Unterlagen einfach hoch- oder runtergeschoben werden. Damit wird die Reihenfolge der einzelnen Seiten bestimmt. Durch den „+“-Button können auch hier noch einzelne Unterlagen aus verschiedenen Ordnern hinzugefügt werden. Ein Klick auf das Feld „verbinden“ startet die Konvertierung und Zusammenstellung der PDF.

Viel schwieriger als das „Wie“ ist das „Was“

Die Auswahl der richtigen Anhänge für die Bewerbung ist häufig eine Sache für sich. Denn während ein Lebenslauf, ein Bewerbungsfoto und ein möglichst ansprechendes Anschreiben quasi als Pflichtunterlagen gelten, ist die Auswahl der beizufügenden Zeugnisse wesentlich schwieriger. Selbstverständlich sollte der höchste erreichte Schulabschluss anhand eines Zeugnisses nachgewiesen werden. Auch eine bereits abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Studium sind für jeden Job wichtig, selbst wenn die Stelle, auf die man sich bewerben möchte, branchenfremd ist. Denn eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium lassen auf einige Eigenschaften schließen, die im Job wichtig sind, wie z. B. Lernbereitschaft, Durchhaltevermögen oder die Fähigkeit, sich einem Vorgesetzten unterzuordnen.

Schwierig wird das Ganze bei den Zusatzqualifikationen. Welche Nachweise hierbei sinnvoll sind, sollte sich jeder Bewerber vor der Zusammenstellung genau überlegen. Handelt es sich um eine für die gewünschte Tätigkeit sinnvolle Qualifikation, ist es ratsam, auch den Nachweis beizufügen. Weniger relevante Dinge können ohne Nachweis im Lebenslauf vermerkt werden. Unter den Tisch fallen lassen muss man sie also nicht.

Weitere nützliche Hinweise zu Anhängen finden Sie hier & spannende Software-Tools

Abbildung 1: pixabay.com © athree23

Abbildung 2: pixabay.com © loufre